Для розничного магазина «Меркурий» чаще всего сводится не к сложному оформлению документов, а к дисциплине приемки: вовремя найти входящий электронный ветеринарный сопроводительный документ (эВСД), сверить фактическую поставку и корректно выполнить действия в системе. Более подробно инструкции по работе в Меркурий вы найдете в материале https://kassaofd.ru/blog/sistema-merkurij-rosselhoznadzor-bazovaya-instruktsiya.
Ошибки здесь обычно типовые: затянули гашение, приняли не ту партию, не оформили расхождения или оставили «зависшие» остатки. В результате растут риски претензий при проверках и появляется путаница в учете подконтрольной продукции.
Что должна делать розница в «Меркурии»
Главная особенность розницы — роль «конечного звена» в цепочке оборота. Если производители, склады и дистрибьюторы часто оформляют перемещения и выпускают документы, то магазин в большинстве сценариев делает одно ключевое действие: гасит входящие транспортные эВСД, подтверждая, что товар действительно получен.
Работают розничные точки обычно в компоненте «Меркурий.ХС» (уровень хозяйствующего субъекта), где видны входящие документы по площадкам, остатки партий и операции приемки, возврата и инвентаризации.
Доступы и роли сотрудников: кто отвечает за «Меркурий» в магазине
Чтобы не зависеть от одного человека, в рознице важно заранее распределить роли и доступы. Обычно выделяют как минимум две роли:
- «Гашение ВСД» — дает право гасить входящие транспортные эВСД на этапе приемки.
- «Оформление возвратных ВСД» — нужна, если магазин возвращает всю партию или ее часть поставщику из-за брака, недостачи или несоответствия.
На практике ответственным назначают товароведа, кладовщика, администратора смены — важнее не должность, а регламент: кто принимает товар, кто фиксирует расхождения, кто гасит документы и кто контролирует сроки. Полезно иметь подстраховку: второго сотрудника с доступом на случай отпуска или болезни.
Приемка партии: пошаговый сценарий «от накладной до баланса»
Шаг 1. Найти входящий эВСД и сверить с фактом
При поставке сотрудник находит входящий документ в «Меркурий.ХС» и сверяет ключевые параметры с фактической партией и сопроводительными документами: наименование, количество или массу, производителя, площадку отправителя и получателя, сроки годности и при необходимости идентификационные признаки партии.
Логика простая: сначала проверяем товар в руках, и только потом подтверждаем операции в системе.
Шаг 2. Принять решение: полностью, частично или отказаться
Если все совпадает, приемка идет по «простому» сценарию. Если выявлены расхождения — недостача, брак, неверный товар, — важно сразу определить формат действий: принять часть, отказаться от части или отклонить поставку полностью.
Это снижает риск ситуации, когда документы уже погашены, а фактическая партия требует возврата или корректировок.
Шаг 3. Погасить эВСД и зафиксировать получение
Гашение — это действие, которым магазин подтверждает получение подконтрольной продукции. После гашения меняется статус документа, и партия считается принятой получателем, то есть закрепляется за магазином для дальнейшего учета.
Если магазин ведет учет в программе с интеграцией, часть шагов выполняется из привычного интерфейса, но смысл остается тем же: сверили факт, приняли решение, погасили документ.
Сроки и дисциплина гашения: где розница чаще ошибается
Ключевое правило для розницы: погасить входящий эВСД нужно не позднее следующего рабочего дня после приемки продукции. Больше всего проблем возникает там, где нет закрепленной процедуры.
Типовые причины просрочек:
- приемка поздно вечером, а ответственный уже ушел;
- доступы есть только у одного сотрудника;
- документы «теряются» среди входящих по нескольким площадкам;
- нет привычки проверять «непогашенные» документы каждый день.
Практичный регламент выглядит так: в день приемки проверяем наличие эВСД и ставим задачу на гашение, а утром следующего рабочего дня закрываем «хвосты» и контролируем, что неподтвержденных поставок не осталось.
Расхождения, брак, недостача: как действовать корректно
Если не совпало количество или качество
Когда фактическая поставка отличается от данных в эВСД, важно зафиксировать несоответствие и оформить действия так, чтобы в системе отражалась реальная картина: что именно принято, а что возвращено.
В зависимости от ситуации это может быть частичный прием с возвратом проблемной части или полный отказ от партии.
Возвратный эВСД: когда он нужен
Возвратный документ оформляют, если товар возвращается поставщику. Здесь критично, чтобы у сотрудника были необходимые права: без них возвраты начинают «решать на словах», а в системе остаются неверные остатки.
Мини-пример: привезли 10 коробов, фактически приняли 8, два оказались повреждены. В системе подтверждают приемку принятой части, а по двум коробам оформляют возврат, чтобы остатки соответствовали факту.
Списание и инвентаризация: что делать с порчей и истечением сроков
В рознице часть продукции списывается по порче, истечению сроков годности, уценке с последующей утилизацией. Если такие случаи не отражать, в системе накапливаются «бумажные» остатки, и учет перестает соответствовать складу магазина.
Поэтому важно уметь приводить данные «Меркурия» к факту. Обычно это делают через операции, связанные с инвентаризацией или корректировками остатков, в зависимости от того, как организована работа: в веб-кабинете или через интеграцию с учетной системой.
Хорошая практика: фиксировать причину списания внутренним актом по вашему регламенту и затем отражать корректировку в системе. Главная цель — чтобы в «Меркурии» не оставались партии, которых физически уже нет.
Уполномоченное гашение: когда это помогает магазинам
Для розницы, особенно небольших точек, может быть удобен механизм уполномоченного гашения. Его смысл — поставщик по договоренности выполняет гашение и при необходимости оформляет возвраты вместо получателя. Это снижает нагрузку на магазины, где нет отдельного специалиста.
Но даже при уполномоченном гашении магазин обязан контролировать фактическую приемку: если в системе все подтверждено, а товар не совпал, исправлять ситуацию будет сложнее.
Интеграции и как упростить работу
У розницы обычно два пути: работать напрямую в веб-кабинете «Меркурий.ХС» или использовать учетную систему, где операции приемки и гашения встроены в привычный процесс.
Второй вариант помогает сократить ручные действия и меньше рисковать сроками, особенно если поставок много.
При выборе интеграции заранее проверьте, поддерживает ли решение ваши реальные операции: приемку с расхождениями, частичные возвраты, контроль непогашенных документов, работу по площадкам, корректировку остатков.
Ответственность и проверки: какие риски важнее всего для розницы
Основные риски возникают из-за процедурных ошибок: отсутствие эВСД на продукцию, просрочка обязательных действий, неверное подтверждение приемки, несоответствие факта и данных в системе, отсутствие внутреннего регламента и ответственных.
Чтобы снизить риски, достаточно выстроить понятную дисциплину: назначить ответственного, обеспечить доступы смене, принимать товар по чек-листу и ежедневно контролировать «непогашенные» документы.
Работа с «Меркурием» в рознице — это прежде всего аккуратная приемка: сверить фактическую партию с эВСД, погасить документ в срок (до следующего рабочего дня), корректно оформить расхождения и не допускать «зависших» остатков.
Если эти правила закреплены в регламенте и поддержаны доступами сотрудников, «Меркурий» становится понятной частью контроля поставок и учета.
